新经济形势下，企业如何做好降本增效？

疫情冲击下，任何一家企业可能都要重新思考「降本增效」的重要性。

如果我们只关注「降本」，很容易联想到「降薪」「裁员」「削减福利」等一系列看起来并不美好的事物，况且治标不治本。但如果我们聚焦「增效」，或许能釜底抽薪，命中问题要害。

企业增效，关键在于调度好每一位员工的工作积极性，并通过合理的工作安排，减少企业内无效沟通、重复沟通所浪费的时间成本，从而人效最大化，即企业产能最大化。

企业中的低效时间渗透在平时工作中的方方面面：员工本地写好一份文档；打开微信发送；领导收到文档，查看、修改、确认；员工再次修改。这样的流程每天都会上演，而且是

集腋成裘，员工每天花费在传输文件、查找文件、内容汇总、文件传输上的时间并不是个小数目。对于一家 10000 人规模的企业来说，每天至少要耗费 90 分钟的无效时间，这直接导致企业每年需要付出将近 800 万元的无效成本。

如果再考虑到像文件泄漏这样的安全问题，企业付出的成本会更大。所以，从长远角度看，企业需要一个合适的团队协作工具，来提升团队跨部门、跨地域的工作效率，并在保证数字资产安全的前提下，将企业内部知识库打造成团队决策的智慧大脑。

石墨文档，较早感知协同价值的团队工具

早在 6 年前，石墨文档就注意到企业协同办公中的效率难题，开始打磨产品、不断功能上新，希望帮助企业优化工作流程，提升工作效率。

如今，石墨文档羽翼丰满，上线了支持 400 余种公式的表格，方便统计数据的表单，适合企业跨部门协作的团队空间等，并针对企业个性化需求，提供私有化部署服务。

2020 年，远程办公风口将至，石墨凭借多年的技术与经验积累，在众科技巨头的纷纷入场下，仍保有自己的一席之地。

全产品矩阵，满足企业流程化办公需求

石墨文档发展至今，已有产品线包含文档、表格、表单、幻灯片、思维导图、白板、团队空间等，基本可以满足企业办公场景中的常见需求。

1. 文档：离线保存，多人编辑

石墨文档，支持多人在线协作编辑，从而告别邮件、IM 软件多次传输文件烦扰；毫秒级实时多端同步，方便员工随时随地开展工作；自动保存文档编辑历。史，随时可追溯查看历史版本。

石墨还提供了对公文写作更加友好的「文档专业版」，可以满足更高的格式与排版需求，让公文写作与出版物编辑等专业化工作变得简单。

2. 表格：完美兼容 Excel，权限精细化管理

石墨表格，完美兼容本地 Excel 文件，导入导出流畅无损，无格式混乱；提供的 6 大函数类别，400+公式，基本可以覆盖 90%主流办公软件；支持单元格锁定，可根据不同协作者开放不同层级的查看/编辑权限；支持筛选视图，协作者可独立筛选数据而不互相干扰。

借助石墨表格，企业可以极大简化「多地多人多部门的统计、收集、汇总、验算」等繁琐工作，并可灵活搭建企业所需系统。

石墨还提供了可以和表格双向打通的表单，适用于活动统计、员工年终考察、公司满意度调查等多种数据收集场景，配合数据可视化分析，企业的信息收集、管理与分析变得更加灵活便捷。

3. 团队空间：集中存储，企业外脑

石墨团队空间，提供企业云盘功能，支持上传大多数格式文件，并支持 Office、pdf、图片、音视频、txt、markdown 等多种格式文件的在线预览，方便项目组资料共享。

团队空间中，还可通过组织架构，一键为团队空间添加企业成员，方便部门内及跨部门协作。

同时，「千人千面」的权限体系可以助力企业实现文件、成员权限的精细化管理，确保高效协作，防止信息泄露。

4. 幻灯片、思维导图、白板：常用功能，应有尽有

石墨还提供支持多人协作的幻灯片，团队成员可通过二维码、链接分享给观众，无论身在何方，演示时观众只需打开电脑、手机、Pad 等设备就能实时同步播放，即使远隔万里也如同在一个会议室面对面交流。

石墨思维导图支持多人协作思维碰撞，编辑、修改过程中可实时看到其他协作者标记。

石墨白板让远程会议更加高效便捷，多位成员通过音视频连线，围绕一个话题各抒己见，边聊边写，边聊边画，讨论思路与结果同步呈现。

安全，企业数字资产的重中之重

石墨文档拥有更多企业专属功能和更高安全权限管控，适用于对组织管理、文件安全有较高要求的团队 / 企业。

1. 操作日志，多维度掌握文档细节

恶意修改、删除文件，这些频出的文件危险事件，企业要如何防范？一个多角度、细颗粒度的文件动态查询机制就显得必不可少。

企业高级版中的「操作日志」可以帮助企业实时查询文件的操作动态。

企业创建者和管理员在后台可以查询某一时间段的所有操作日志。

也可以查询某一操作（如创建文件、收藏文件、移动文件等）的所有操作日志。

除此之外，操作日志还可以查询某一员工、某一文件的所有操作日志。同时，通过多维度累加，企业创建者还可以全维度查询某一员工在某段时间，对某一文件进行的某一操作的所有日志。

2. 访问者水印，截图可追责

社交媒体上频发的企业文件截图，给企业声誉和运营产生了巨大影响。开启石墨文档中的访问者水印，可以防范内部员工恶意截图传播，当员工截图或拍照转发内部文件时，图片会带有员工信息水印，有利于防止资料外泄，也可以保护企业知识产权。

除了明显水印，石墨还提供双重水印机制，即使避开明显水印截图，也会在图片中植入肉眼不可见水印，这样不仅能起到警示作用，也可在事情发生后，方便追责。

3. 高危操作，实时预警

即将跳槽到竞对的员工，离职前恶意导出大量敏感文件，以供之后使用；在职员工日常工作时，将重要企业文件备份，泄漏给外部客户；非销售组员工拿到了核心销售策略及内部定价规则……

这些场景可能正在发生，或是在不久的将来。

保护企业数字资产，除了需要精细化的文件权限管理，还需要对文件的操作记录、频次等进行实时监控，这样才能在全流程上，避免出现员工有意无意泄露企业文件等安全事故。

石墨文档提供的「文件安全预警」功能，可以帮助企业实时监控文件异常状态，短时间员工大量复制、导出企业文件等异常操作，企业会自动收到邮件通知，降低损失。

除了导出文件数量外，「文件预警」还可以对其他具体事件进行设定，比如打印文件数量、开启共享开关数量、移动空间文件数量等。

无论是员工的正常还是异常操作，只要当天操作事件数量到达企业预设阈值，系统就会发送邮件提醒企业创建者或管理员，及时响应，控制企业文件外泄。

4. 公开链接加密分享

设置文档公开分享时，可在石墨中设置“需要密码访问”或“仅限企业成员访问”，从而实现文档的定点定向传输，并可有效杜绝内部文档外泄。

管文件，更是企业管理学

凭借多种精细化的权限设置，以及对企业组织架构的打通，石墨除了可以管理文档，还可以满足基本的企业员工管理需求。

1. 离职交接不再难，一键接管重要文件

现代企业，管理上有两大重点，一是对员工的管理，二是对数字资产的管理。大部分传统企业，数字资产与员工密不可分。当有员工离职时，人员交接不当就会导致交接文件冗杂、被交接人员难以整理，增加时间成本。

对此，石墨文档企业高级版中的的「一键交接」就显得十分便捷，可以更好帮助员工整理文件、减少对接时间，同时保证文件归属于企业，不会随离职而被员工带走。

简单来说，石墨的离职交接逻辑是：企业交接人发起交接，只需一个链接即可将离职员工文件转移到公司相关负责人手中。

在这一过程中，交接人可以看到离职员工的文件情况：

交接人可以将离职员工的重要文件转移到到负责人账号，同时离职员工账号会自动清空这些文件。

2. 树形结构，文件层级一目了然

随着企业文件不断增加， 难免会出现文件杂乱，各种堆叠的情况，很容易让人找东西时无从下手。

石墨企业高级版中的树形结构，提供的文件层级脉络，可以让各种文件堆放一目了然，企业文件管理更为清晰。

利用树形结构，企业可以规范文件管理，员工按照空间目录即可快速定位所需文档和内容。

对于企业管理者来说，也可以根据项目优先级、文件重要程度、参考价值等对团队空间的文件和文件夹进行排序。

石墨的树形结构还提供预览模式，用户可直接在左侧的空间目录点击文件夹或文件，右侧实时预览，查看文件内容。

3. 效能看板，可视化分析企业效率

每位老板都应及时关心自己企业的运转情况，尤其是效率方面。

通过石墨文档企业高级版中的效率看板，企业管理员能够了解企业账号的历史累计数据、热门文章等信息。更关键的是可以实时查看全公司使用石墨文档的情况，这为企业管理者深入了解团队提供了便捷。

通过效能看板，企业可以直观看到借助协同文档节省下来的时间和效率提升情况。

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