团队如何从「需求沼泽」里全身而退

“成本被压到极限，交付期限一提再提，质量却要最高标准......引入项目管理工具能得到改善吗？”

这是近期一位朋友添加阿道后提出的问题！

这位朋友就直奔主题说明来意和近期团队面临的困境，透过屏幕都能感同身受这位朋友的焦急，经过一番深入地沟通，阿道快速理清了对方的团队的项目管理。

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这位朋友（以下统称张先生）表示，随着国家出台国产化替代政策，并对企业提出数字化、智能化转型的政策要求。张先生所在的Z公司，面临着数字化转型的重任，公司需要组建软件研发部门，统筹实施企业的数字化建设工程。但是智能化转型并非易事，需要团队在战略、流程、数据和组织、管理等方面进行全面支持。

而Z公司长期从事传统的建筑行业，在项目管理方面与软件研发项目面临的问题大有不同，将传统项目管理经验直接应用于软件项目管理上存在许多问题。

尽管在原行业，Z公司有着丰富的经验和实力，但是老经验在新场景面前，就像纸糊的盾牌。项目管理力不从心，研发团队人人叫苦、天天加班、任务延期、绩效减半。正在团队焦头烂额之际，作为临危受命的项目经理张先生在朋友的介绍下了解到了禅道项目管理软件。

企业项目管理的“坑”，你踩过没？

经过3个小时的长谈，阿道终于帮助张先生及其项目团队厘清了目前团队在研发项目管理过程中的问题。
 

一是项目需求不清晰

Z公司软件项目团队与业务部门独立，进行软件开发的人员对实际业务掌握不牢，在进行需求分析和设计时，很难准确把握目标用户的真正需求，导致后续过程需求变更频繁。业务部门不能清楚描述真正的业务需求，导致项目团队不清楚应该将功能开发到什么程度以满足业务需要，最后只能按照自身的理解和想象来进行功能设计和开发，时常发生“需求镀金”和“需求过滤”的问题。
 

二是频繁的需求变更

在项目进行过程中，或是由于业务调整，或是发现原有需求存在问题，又或是有了新的想法，业务部门常常会对已提出的需求进行修改。这些需求变更往往以非常快的速度出现，让项目团队无法及时作出调整，打乱项目计划。需求变更对项目进度和质量产生严重影响，或打乱原有计划，或导致已开展工作的返工。
 

三是缺乏需求变更管理

Z公司在需求变更管理上做得不到位。需求变更通常是口头提出来，没有经过评估和评审，也没有正式的流程和工具来进行统一管理。这就导致了需求变更混乱失控，项目团队根本跟不上需求变更的节奏。比如，在某一期需求研发中，业务部门常常通过电话提出需求变更。项目团队因为没有记录和跟踪这些变更的工具，导致项目后期根本搞不清楚哪些需求已经满足了，哪些还没做，最终导致业务部门严重不满。
 

四是项目范围蔓延

范围蔓延是指需求变更影响到了原有项目范围之外的其他模块或功能。这种情况下导致项目团队需要更多的时间和资源来解决问题，并且蔓延的过程往往是“悄无声息”的。由于各种原因，干系人会加入“细小的”计划外工作，导致项目规模越来越大，管理起来越来越难，等到发现的时候，项目已经被这些“悄悄蔓延”的需求给拖入黑洞。

 

科学管理，让项目“跑起来”

随着问题逐渐浮出水面，接下来是如何帮助Z公司解决这些项目管理过程中的问题。于是阿道邀请到了禅道的技术支持同事和客户成功同事，大家结合Z公司反馈的实际情况，禅道团队为Z公司专业定制了一份可行性的研发项目改进措施，给出了基于禅道项目管理软件的一系列改进方案。
 

一、借助禅道需求池管理，给需求安家

禅道需求池管理贯穿需求全生命周期，帮助Z公司完成了从多渠道收集需求，到深度分析、精准分发，再到全程跟踪，真正实现一站式搞定需求管理。它将各方需求汇总，统一管理，分类梳理，依类型、优先级分配，利用多模型分析挖掘高价值需求。从需求提出到交付，需求矩阵全程跟踪进展，变更管理严谨规范，保障需求按时交付，为项目筑牢需求管理根基，从根本上解决Z公司需求混乱，变更频繁又无法追溯等问题。

二、落地禅道产品管理，让变更看得见

由于Z公司缺乏有效的全生命周期管理工具，需求变更频繁且难以追踪，导致项目进度难以把控，团队成员常常陷入混乱。因此，通过在团队内落地禅道的产品管理功能，借助其内置的36个功能模块、200+功能点，实现对产品和需求的科学管理。

• 支持多产品管理，应对复杂系统或产品的研发管理；

• 全生命周期的产品管理，实现对产品研发的全流程管控；

• 支持精细化管理，通过多维度科学管理需求；

• 有效管理需求变更，通过多环节管控变更；

• 内置多种工具，高效跟踪需求管理全过程。

借助禅道，Z公司形成了从需求池到产品需求，再到计划迭代、发布反馈，全流程管理，帮助Z公司产品研发从混乱到有序，任何一个需求的变更，都逃不出流程的管控。

三、引入禅道研发效能管理，让数据会说话

通过结合Z公司实际情况综合评估，禅道团队为Z公司引入了禅道的效能管理，通过量化管理、BI数据分析和数据可视化，实现研发效能的有效提升和持续改进。帮助Z公司提升并持续改进研发效能，实现对研发项目的全局掌控。

• 借助禅道内置的291个研发效能度量项、25个基础度量库、66个图表、52个透视表和9个大屏，满足团队对于研发效能管理的多样化需求。

• 通过禅道内的范围、对象、目的、时间、单位、描述和计算规则等属性，精准自定义研发效能度量项，并自动收集、计算与储存度量数据，量化团队的管理项目过程。

• 基于禅道内的历史数据，一键重新计算度量项历史值，有效避免重新积累度量数据的问题。

• 通过禅道的可视化拖拉拽的方式设计图表、透视表和大屏，帮助团队设计出不同业务场景下的BI数据可视化工具。

通过一个月的免费试用，Z公司对禅道软件给予了高度的评价，在禅道团队的帮助下，Z 公司通过部署、落地禅道软件，实现了需求、产品与研发效能的全方位提升。这些变革不仅提升了研发质量与效率，更让Z公司具备了应对国产化转型的实力。

经过公司团队的一致决定，Z公司正式付费部署了禅道旗舰版。Z公司未来，将继续借助禅道软件，落地项目管理体系，优化项目管理流程，激发团队更大效能，为实现目标奠定基础。

正如德鲁克所言：“管理是正确地做事，领导是做正确的事。” 通过禅道，真正帮助Z公司实现「管控」到「共建」项目管理跨越，让团队从「被动执行」走向「主动规划」。

如果您的团队也有相同的问题，欢迎添加阿道咨询并备注【问题分析-5】

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